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Comment gérer les e-mails de ses talents en tant qu'agent ? Lorsqu'on débute, il est crucial de mettre en place des processus efficaces pour éviter de perdre du temps avec les tâches répétitives. L'une d'entre elles est la gestion des e-mails reçus en tant qu'agent ou par les talents que vous représentez. Cet article vous aidera à optimiser ce processus.
Créer des adresses e-mail professionnelles pour vos talents.
Si vos talents utilisent encore leur adresse Gmail, il pourrait être judicieux de les faire passer à une adresse plus professionnelle. Cela attirera davantage les marques sérieuses. Une adresse e-mail professionnelle peut être au nom du talent, par exemple contact.username.com, ou inclure le nom de votre agence, comme nomdutalent.agence.com. Cette démarche renforce votre crédibilité et, dans le second cas, augmente la visibilité de votre agence.
Centraliser tous ces mails au même endroit.
Si vous gérez plusieurs talents, basculer d'une boîte mail à une autre peut vite devenir compliqué et vous faire manquer certaines opportunités. Pour éviter cela, utilisez des outils comme Sulico qui permettent de centraliser toutes les boîtes mail dans un seul espace. Cela facilite la gestion et la réponse aux e-mails. Sulico permet également aux talents de suivre l'avancement des mails sans accéder aux courriers des autres talents.
Organiser le flux des mails avec des labels ou des statuts.
Créez des statuts pour les mails à traiter, les négociations en cours, les campagnes terminées ou encore ceux qui ne sont pas professionnels. Faire ce tri est essentiel pour clarifier votre organisation. Sulico permet de créer ces statuts et de les visualiser sous forme de liste ou de colonne type Kanban.
Utiliser des modèles et des signatures personnalisées.
Créez des signatures pour chacun de vos talents en précisant que vous êtes leur agent et en mettant en valeur leur association avec vous. Cela renforce le professionnalisme vis-à-vis de vos interlocuteurs. De plus, créez des modèles d'e-mails pour répondre rapidement aux demandes fréquentes comme les partenariats non intéressants ou les demandes de tarifs.
La transparence est primordiale.
Chaque créateur de contenu doit pouvoir accéder à sa boîte mail et suivre votre travail. Si vous lui bloquez l'accès, il pourrait se poser des questions sur votre activité et avoir une fausse impression de votre travail. Toutefois, gardez le contrôle sur la suite des négociations et la gestion des campagnes avec les marques pour filtrer certains échanges.
Si vous avez des questions ou souhaitez mettre en place ce type d'organisation, n'hésitez pas à contacter les équipes de Sulico pour une mise en place rapide grâce à leur logiciel conçu pour cela.
